Учитывая исторические традиции и значительную роль служб делопроизводственного обеспечения в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации, большой вклад их работников в повышение эффективности управленческой деятельности и обеспечение защиты государственной тайны 7 января 1803 года по старому стилю (20 января по новому стилю) в Министерстве внутренних дел России была учреждена Канцелярия. Начальником канцелярии МВД был назначен статс-секретарь М. М. Сперанский, подготавливающий проекты совершенствования деятельности, развития структуры не только МВД, но и других министерств, всего государственного механизма Российской Империи.
В Волгоградской академии МВД России функции документационного обеспечения управления осуществляет отделение делопроизводства и режима. С момента образования учебного заведения это подразделение называлось канцелярией, с марта 1981 г. была переименована в секретариат. С 2011 г. – отделение делопроизводства и режима.
За последние годы в делопроизводственном подразделении вуза сменилось ни одно поколение сотрудников. Уходили одни, подготовив себе смену и воспитав ее в лучших традициях делопроизводственной службы, приходили другие. Продолжительное время канцелярию возглавлял М. А. Головчанский. С марта 1982 по 1986 гг. в должности начальника секретариата служила А. М. Филина.
С января 1986 до января 1991 гг. секретариат возглавляла Г. К. Вовченко, позже, до марта 1994 г. – В. В. Толкунов.
Более 16 лет начальником секретариата был С. В. Королев. С декабря 2010 г. на протяжении восьми лет делопроизводственную службу в академии возглавляла подполковник полиции Н. Г. Корнаухова.
С сентября 2017 года на должность начальника отделения делопроизводства и режима назначена майор полиции О.Г. Митя.
В настоящее время работа подразделения делопроизводства и режима академии выходит далеко за рамки обращения со служебными документами как таковыми. Сотрудники и работники не только организуют работу с документами, собирают, обрабатывают и передают другим службам отраслевую информацию, но и непосредственно участвуют в реализации управленческих решений. На них возложено осуществление контроля за исполнением принятых управленческих решений, работа с обращениями граждан и защита государственной тайны. Эта работа находится на особом контроле у руководства академии. Отлажен механизм четкого взаимодействия всех служб с подразделением делопроизводства и режима, осуществляющим организационно-методическое обеспечение работы по данному направлению деятельности.
Выполнять эти сложные функции вряд ли способны малоквалифицированные кадры. И здесь есть место для творческого подхода к выполнению своих обязанностей, широкого внедрения современных методов научной организации труда, использования последних достижений в области обработки и передачи данных, совершенствования рабочих мест и внедрения электронного документооборота.
Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами и контроль за обеспечением режима секретности и работой с обращениями граждан в конечном итоге способствуют соблюдению законности, укреплению правопорядка, обеспечению стабильности и защите государственных интересов, правд и свобод граждан. Без четкой, отлаженной работы подразделения по документационному обеспечению управления, без повседневной, кропотливой работы их сотрудников невозможно функционирование ни одной организации и учреждения, в том числе и Волгоградской академии МВД России.